Anleitungen für Mitarbeiter und Bezirksleiter
Hinweise zur persönlichen Urlaubsplanung und zu den Funktionen im Mitarbeiterbereich.
Im Mitarbeiterportal „Neuen Account registrieren“ wählen, Daten eingeben und die E-Mail-Adresse bestätigen.
Damit die Adresse dem Konto sicher zugeordnet und für Systemnachrichten verwendet werden kann.
Auf der Anmeldeseite „Passwort vergessen?“ wählen und dem Reset-Verfahren folgen.
Dein persönlicher Bereich mit Urlaubskonto, Planung, Jahresübersicht, Profil, Urlaubsgruppe und Benachrichtigungen.
Urlaubstage sowie vorgesehene Überträge und Anpassungen. Bei Abweichungen bitte die zuständige Administration ansprechen.
Unter „Urlaub planen“ den gewünschten Zeitraum wählen, sofern die Planungsphase geöffnet ist.
Die Hauptadministration kann Eingaben nach einer Planungsphase zentral sperren. Lesen kann weiterhin möglich sein.
Eine Überschneidung oder Regelverletzung, die abgestimmt werden muss. Sie ist keine eigenständige arbeitsrechtliche Entscheidung.
Die Übersicht deiner im Portal erfassten Urlaubszeiträume und Planungsstände.
Eine Jahresübersicht der für deinen Bereich freigegebenen Urlaubsplanung.
Die organisatorische Gruppe, der du für die Urlaubsplanung zugeordnet bist.
Er verwaltet nur seine zugeordnete Urlaubsgruppe und die dafür vorgesehenen Einstellungen.
Sie verwaltet globale Organisation, Rollen, Planungs- und Systemeinstellungen.
Der Team-Admin kann Erinnerungen vor Urlaubsbeginn aktivieren und den Vorlauf flexibel festlegen; Standard sind 3 Tage.
Ja. Der Team-Admin kann einen Standardtext mit Platzhaltern für Name, Urlaubszeitraum, Vorlauf und Team-Admin verfassen.
Je nach Einstellung intern im Portal, per E-Mail oder über beide Kanäle.
Unter „🔔 Benachrichtigungen“ im persönlichen Bereich.
Sie ist nur eine Komfortfunktion. Der eingetragene Urlaubszeitraum bleibt davon unberührt.
Nur die im Rollen- und Berechtigungskonzept vorgesehenen Personen. Details stehen im Datenschutz.
Bei administrativen Daten wie Urlaubskonto oder Gruppenzuordnung den Team-Admin bzw. die Hauptadministration kontaktieren.
Das Portal ist mobil nutzbar und besitzt PWA-/App-Funktionen; der Umfang hängt auch von Gerät und Browser ab.
Zeitgesteuerte Aufgaben wie Erinnerungen laufen über einen zentralen Worker-Manager und werden technisch überwacht.
Zuerst den zuständigen Team-Admin ansprechen; bei technischen oder übergeordneten Problemen info@train-mobil.com.
Erklärungen zur Bezirksübersicht, zum Planungsfortschritt sowie zu Konflikten, Fairness und Feiertagsrotation.
Die Bezirksübersicht fasst für das gewählte Planungsjahr den Stand deiner zugeordneten Urlaubsgruppen zusammen. Du siehst Planungsfortschritt, Soll-/Ist-Abweichung, Handlungsbedarf, Mitarbeiterstatus, Abgabetermin sowie offene Konflikte und Fairnessfälle.
„Noch nicht begonnen“ bedeutet: Es wurde noch kein Urlaub eingetragen. „Teilweise geplant“ bedeutet: Es wurde bereits Urlaub eingetragen, aber noch nicht alle verfügbaren Urlaubstage sind verplant. „Vollständig geplant“ bedeutet: Alle verfügbaren Urlaubstage sind verplant. „Überplant“ bedeutet: Es wurden mehr Urlaubstage eingeplant als zur Verfügung stehen.
Der Gruppenstatus wird automatisch aus dem aktuellen Planungsfortschritt im Vergleich zum erwarteten Sollstand berechnet. „Im Plan“ bedeutet, dass die Gruppe mindestens im erwarteten Bereich liegt. „Leicht im Rückstand“ weist auf eine moderate Abweichung hin. „Handlungsbedarf“ zeigt einen deutlicheren Rückstand an.
Hier werden Fälle angezeigt, bei denen für einen Zeitraum eine Abstimmung erforderlich ist. Zusammenhängende Konflikte derselben Urlaubsgruppe werden als gemeinsamer Fall dargestellt. Gelöste Fälle verschwinden nach der automatischen Neubewertung wieder aus dieser Übersicht.
Die Zahl zeigt aktuelle Belegung und zulässige Höchstzahl. 4/3 bedeutet zum Beispiel: Vier Mitarbeiter möchten gleichzeitig Urlaub, erlaubt sind aber nur drei. In diesem Fall besteht ein echter Kapazitätskonflikt.
Für bestimmte Feiertags- und Sonderzeiträume wird berücksichtigt, wer diese Zeiträume in den vergangenen Jahren bereits hatte. Wer einen Zeitraum zuletzt genutzt hat, ist bei echter Konkurrenz stärker nachrangig als Kollegen, die diesen Zeitraum länger nicht oder noch nie hatten.
Das R ist zunächst nur eine Fairness-/Rotationserinnerung. Es bedeutet: Für diesen Feiertagszeitraum ist eine Historie vorhanden, die bei späterer Konkurrenz relevant werden kann. Solange genügend Plätze für alle Urlaubswünsche vorhanden sind, besteht dadurch noch kein Konflikt.
Erst wenn für denselben Zeitraum mehr Urlaubswünsche vorliegen als Plätze verfügbar sind. Dann greift die Fairnessrotation und die vorhandene Historie wird zur Bestimmung der Priorität herangezogen.
Der nachrangige Kandidat ist die Person, deren Urlaubswunsch nach der aktuellen Fairness- und Rotationshistorie bei einer notwendigen Auswahl zurückstehen soll. Die Begründung wird im Konfliktfall direkt angezeigt.
Konflikte werden nach Änderungen erneut bewertet. Fällt die Ursache weg – zum Beispiel weil ein anderer Urlaubswunsch geändert oder zurückgezogen wurde – wird der Konfliktstatus automatisch aktualisiert. Nicht mehr bestehende Konflikte verschwinden aus der offenen Konfliktübersicht.
Der Abgabetermin gilt für alle Urlaubsgruppen des ausgewählten Bezirks und Planungsjahres. Er wird den Mitarbeitern in ihrer Urlaubsplanung angezeigt. Der Termin ist ein organisatorischer Hinweis und sperrt spätere Nachträge nicht automatisch.
Berücksichtigt werden nur Mitarbeiter der jeweils zugeordneten Urlaubsgruppe. Der Bezirksleiter sieht die Gruppen seines freigegebenen Bezirks. Teamgrenzen, Konflikte, Fairness und Jahresplanung werden innerhalb dieser Zuordnung bewertet.
Nein. Das System berechnet Teamgrenzen, Fairnesshistorie, Rotationshinweise und Nachrang automatisch und stellt sie als Entscheidungsgrundlage dar. Eine Abstimmung ist nur dort erforderlich, wo tatsächlich nicht alle Urlaubswünsche gleichzeitig berücksichtigt werden können.
Ein R im Mitarbeiterkalender ist nur eine Erinnerung. Ein echter Konflikt wird dagegen als Konfliktstatus bzw. als Fall unter „Offene Konflikte & Fairness“ angezeigt. Bei Kapazitätskonflikten wird zusätzlich die Teamgrenze wie zum Beispiel 4/3 dargestellt.